Datenschutzerklärung

1. Wer Ihre Daten verarbeitet

Verantwortlicher ist:

Snail Rollers s.r.o.
Kurzova 2222/16, Stodůlky, 155 00 Prag 5, Tschechien
Identifikationsnummer (IČO): 23380551, Steuernummer (DIČ): CZ23380551
eingetragen im Handelsregister beim Stadtgericht Prag, Abteilung C, Einlage 426173
E-Mail: info@spooler.cz

Einen Datenschutzbeauftragten haben wir nicht benannt. Bei allen Fragen zu Ihren Daten wenden Sie sich bitte an die oben genannte E-Mail-Adresse.

2. Geltungsbereich

Diese Erklärung beschreibt die Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen des Dienstes Spooler, also:

• in der mobilen App Spooler für Android und iOS,
• in der Web-App unter app.spooler.cz,
• im Cloud-Backend, mit dem beide Apps Daten synchronisieren,
• bei der Kommunikation der App mit dem Messgerät Spooler über Bluetooth.

Auf der Website spooler.cz und in der Dokumentation docs.spooler.cz erfassen wir Besuche. Cookies verwenden wir dabei nur auf spooler.cz und nur mit Ihrer Einwilligung (siehe Abschnitt 4.6 und die Cookie-Richtlinie).

3. Arbeitsbereiche und Organisationen

Daten in der App gehören zum Arbeitsbereich einer Organisation, zum Beispiel Ihrer Firma. Mitglieder der Organisation sehen die Daten ihres Arbeitsbereichs, einschließlich der Einträge, die Sie erstellt haben.

Wenn Sie die App als Mitglied einer Organisation nutzen (zum Beispiel als Mitarbeiter), verwaltet diese Organisation die Inhalte des Arbeitsbereichs. Für Daten, die die Organisation und ihre Mitglieder dort eingeben (zum Beispiel Einträge über geleistete Arbeit), handeln wir als Auftragsverarbeiter der Organisation. Anfragen zu diesen Daten bearbeiten wir daher gemeinsam mit ihr. Für die Daten Ihres Benutzerkontos, Fehlerberichte und Analysen sind wir der Verantwortliche.

4. Welche Daten wir verarbeiten und warum

4.1 Benutzerkonto

• Was: Vor- und Nachname, E-Mail-Adresse, interne Benutzer-ID, Mitgliedschaften in Organisationen und Rollen. Bei der Anmeldung mit einem Konto eines Drittanbieters (zum Beispiel Google) erhalten wir von diesem Namen und E-Mail-Adresse. Anmelde-Tokens werden im sicheren Speicher des Telefons abgelegt (Keychain oder Android Keystore).
• Warum: Erstellung und Verwaltung des Kontos, Anmeldung, Zugang zum Arbeitsbereich der Organisation.
• Rechtsgrundlage: Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

4.2 Daten des Arbeitsbereichs

• Messgeräte: Seriennummer, Bluetooth-/MAC-Adresse des Geräts, Modell, Hardware- und Firmwareversion, Akkustand, Zeitpunkt der letzten Verbindung sowie Name, Standort und Notizen, sofern Sie diese ausfüllen.
• Spulen und Kabel: Spulenbezeichnung, Kabeltyp, Anfangs- und aktuelle Länge, Standort, Kennung des NFC-Tags.
• Projekte und Labels: Namen, Beschreibungen, Farben.
• Einträge zum Kabelverbrauch: gemessene Länge vor und nach der Entnahme, verbrauchte Länge, Zeitstempel von Beginn und Ende der Messung, Projekt, Gerät und der Benutzer, der den Eintrag erstellt, bearbeitet oder freigegeben hat. Optional außerdem Name des Technikers, Anzahl der Personen, Auftragsnummer, Temperatur, Ort und Notiz.
• Messhistorie des Geräts: Zeitstempel und gemessene Längen, die per Bluetooth vom Gerät übertragen werden.
• Warum: die Kernfunktion der App, also Erfassung des Kabelverbrauchs, Bestandsübersicht, Grundlagen für die Abrechnung von Aufträgen und Synchronisierung zwischen Telefon, Web und Kollegen.
• Rechtsgrundlage: Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Daten der Organisation verarbeiten wir in deren Auftrag.

4.3 Änderungshistorie (Audit-Log)

• Was: wer wann einen Eintrag im Arbeitsbereich erstellt, geändert oder gelöscht hat, die alten und neuen Werte und die IP-Adresse, von der die Änderung kam.
• Warum: Nachvollziehbarkeit von Änderungen, Klärung von Streitigkeiten über Messwerte und Sicherheit.
• Rechtsgrundlage: berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) an einer belastbaren Erfassung und am Schutz vor Missbrauch.

4.4 KI-Assistent

• Was: der Text Ihrer Frage, frühere Nachrichten derselben Unterhaltung, Angaben zum Bildschirm, von dem aus Sie fragen, und die Daten des Arbeitsbereichs, die der Assistent für die Antwort braucht (zum Beispiel Spulenbestand oder Verbrauch in einem Projekt).
• Warum: um Ihre Frage zu beantworten. Der Assistent wird nur genutzt, wenn Sie ihm selbst schreiben.
• Rechtsgrundlage: Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).
• Der Gesprächsverlauf existiert nur im Speicher der App und verschwindet, wenn Sie sie schließen. Fragen und Antworten speichern wir nicht auf unserem Server. Zur Verarbeitung geben wir sie an den Anbieter des Sprachmodells weiter (Anthropic, siehe Abschnitt 6).

4.5 Fehlerberichte und Diagnose

• Was: Beschreibung des Fehlers und Stelle im Code, an der er auftrat, App-Version, Telefonmodell und Betriebssystemversion, Abfolge der Ereignisse vor dem Fehler, Antwortzeiten ausgewählter Vorgänge (bei einem Teil der Sitzungen) sowie ein Screenshot mit der Bildschirmstruktur im Moment des Fehlers. Der Screenshot kann Daten enthalten, die in der App gerade angezeigt wurden, zum Beispiel den Namen eines Projekts oder einer Spule. Bei Serverfehlern werden Benutzer-ID und E-Mail-Adresse angehängt.
• Warum: Fehler finden und beheben und die App stabil und sicher halten.
• Rechtsgrundlage: berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) an einem funktionierenden und sicheren Dienst.

4.6 Nutzungsanalyse

• Was: Ereignisse im Lebenszyklus der App (Installation, Aktualisierung, Öffnen, Wechsel in den Hintergrund), App-Version, Geräte- und Betriebssystemtyp sowie eine zufällige Installationskennung. Nach der Anmeldung verknüpfen wir diese mit Benutzer-ID und E-Mail-Adresse.
• Warum: um zu verstehen, wie viele Menschen die App nutzen, in welchen Versionen und auf welchen Geräten, und danach Entwicklung und Support zu planen.
• Rechtsgrundlage: berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) an der Verbesserung des Dienstes. Sie können dieser Verarbeitung jederzeit widersprechen (siehe Abschnitt 9).
• Websites spooler.cz und docs.spooler.cz: nur anonyme Besucherstatistiken, also besuchte Seiten, Herkunft des Besuchs, Browser- und Gerätetyp sowie ungefähres Land. Dabei werden technisch Ihre IP-Adresse und Browserangaben verarbeitet. Ohne Ihre Einwilligung wird in Ihrem Browser nichts gespeichert, und wiederholte Besuche am selben Tag erkennen wir nur an einem nicht umkehrbaren Fingerabdruck, der sich täglich ändert (Rechtsgrundlage: berechtigtes Interesse). Wenn Sie auf spooler.cz Cookies erlauben, speichern wir ein Cookie mit einer zufälligen Kennung für 1 Jahr, um wiederholte Besuche zu erkennen (Rechtsgrundlage: Einwilligung, Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Ihre Einwilligung können Sie jederzeit über den Link Cookie-Einstellungen in der Fußzeile widerrufen.

4.7 Technische Daten und Support

• Technische Daten: Bei jeder Verbindung mit unseren Servern werden IP-Adresse, Zeitpunkt der Anfrage und Angaben zur App verarbeitet. Sie dienen dem Betrieb und dem Schutz vor Angriffen (berechtigtes Interesse).
• Support: Wenn Sie uns schreiben, verarbeiten wir Ihre E-Mail-Adresse und den Inhalt der Nachricht, um antworten zu können (berechtigtes Interesse bzw. Vertragserfüllung).

Wir nutzen die Daten nicht für Werbung, verkaufen sie nicht und führen keine automatisierten Entscheidungen oder Profiling mit rechtlicher Wirkung durch.

5. Was nur auf Ihrem Telefon bleibt

• Offline-Datenbank: Die App speichert eine Kopie der Daten des Arbeitsbereichs und noch nicht gesendete Änderungen in einer lokalen Datenbank (SQLite), damit sie auch ohne Verbindung funktioniert. Sobald die Verbindung wieder besteht, werden die Änderungen an den Server gesendet. Beim Deinstallieren der App werden die lokalen Daten gelöscht.
• Bluetooth: dient der Verbindung mit dem Messgerät Spooler und der Übertragung der Messwerte.
• Standort: Ältere Android-Versionen verlangen die Standortberechtigung, damit die App nach Bluetooth-Geräten suchen kann. Die App ermittelt, speichert oder sendet den Standort des Telefons nicht.

6. An wen wir Daten weitergeben

Die Daten werden von folgenden Anbietern verarbeitet, die für uns auf vertraglicher Grundlage als Auftragsverarbeiter tätig sind und sie nur für uns verwenden dürfen:

Übermittlung außerhalb der EU: Gelangen Daten zu einem Anbieter in den USA, geschieht dies bei zertifizierten Anbietern auf Grundlage des Angemessenheitsbeschlusses der Europäischen Kommission (EU-US Data Privacy Framework), andernfalls auf Grundlage der von der Europäischen Kommission genehmigten Standardvertragsklauseln. Anthropic verwendet nach seinen Geschäftsbedingungen keine API-Daten zum Training seiner Modelle.

Weitere Empfänger: andere Mitglieder Ihrer Organisation (im Umfang des Arbeitsbereichs), Behörden, soweit wir gesetzlich dazu verpflichtet sind, und ein etwaiger Erwerber unseres Unternehmens oder Dienstes, der an diese Erklärung gebunden wäre.

7. Wie lange wir Daten aufbewahren

• Benutzerkonto: solange das Konto besteht. Nach der Löschung des Kontos entfernen wir die Daten innerhalb von 30 Tagen aus unseren Systemen und beim Anmeldeanbieter.
• Daten des Arbeitsbereichs und Audit-Log: solange der Arbeitsbereich der Organisation besteht. Wenn Sie Ihr Konto löschen, bleiben die Einträge der Organisation in ihrem Arbeitsbereich erhalten, sind aber nicht mehr mit Ihrem Benutzerkonto verknüpft.
• Backups: Gelöschte Daten können für begrenzte Zeit in Backups verbleiben, bis diese im regulären Zyklus überschrieben werden. Backups stellen wir nur zur Wiederherstellung nach einem Ausfall wieder her.
• Fehlerberichte und Analysen: für die beim Anbieter (Sentry, PostHog) eingestellte Aufbewahrungsdauer. Danach werden sie automatisch gelöscht.
• KI-Assistent: auf unserem Server nicht gespeichert. Beim Anbieter des Sprachmodells nur für die Dauer, die seine Bedingungen für Verarbeitung und Missbrauchskontrolle festlegen.
• Technische Serverlogs: solange für Betrieb und Sicherheit nötig, danach werden sie fortlaufend überschrieben.
• Kommunikation mit dem Support: bis zur Erledigung der Anfrage und danach höchstens 3 Jahre für den Fall einer Streitigkeit.
• Buchhaltungs- und Steuerunterlagen (wenn Sie unser Kunde sind): für die durch Buchhaltungs- und Steuervorschriften vorgeschriebene Dauer, höchstens 10 Jahre.

8. Sicherheit

Die gesamte Kommunikation der App mit den Servern ist verschlüsselt (HTTPS/TLS). Die Daten der einzelnen Organisationen sind voneinander getrennt, der Zugriff ist über Berechtigungen geregelt. Anmelde-Tokens liegen im sicheren Speicher des Telefons. Zugang zu den Servern haben nur befugte Personen.

9. Ihre Rechte

Nach der DSGVO haben Sie das Recht auf:

• Auskunft über Ihre Daten und eine Kopie davon,
• Berichtigung unrichtiger Daten,
• Löschung, einschließlich der Löschung des Kontos (siehe Konto löschen),
• Einschränkung der Verarbeitung,
• Datenübertragbarkeit in einem maschinenlesbaren Format,
• Widerspruch gegen eine auf berechtigtem Interesse beruhende Verarbeitung (Fehlerberichte, Analysen, Audit-Log),
• Beschwerde bei der tschechischen Datenschutzbehörde (Úřad pro ochranu osobních údajů), Pplk. Sochora 27, 170 00 Prag 7, uoou.gov.cz, oder bei der Aufsichtsbehörde des EU-Staates, in dem Sie wohnen.

Ihre Rechte können Sie per E-Mail an info@spooler.cz geltend machen, am besten von der Adresse, die mit Ihrem Konto verknüpft ist. Wir antworten unverzüglich, spätestens innerhalb eines Monats.

10. Kinder

Spooler ist ein Arbeitswerkzeug für Unternehmen und Handwerker und nicht für Personen unter 16 Jahren bestimmt. Daten von Kindern verarbeiten wir nicht wissentlich.

11. Änderungen dieser Erklärung

Wir können diese Erklärung aktualisieren, zum Beispiel wenn eine neue Funktion hinzukommt. Die aktuelle Fassung finden Sie immer unter dieser Adresse, das Datum des Inkrafttretens steht oben. Über wesentliche Änderungen informieren wir Sie vorab in der App oder per E-Mail.